關聯 深化 協作是現代協同OA三大基本體系

今天，隨著協同軟體理論和技術的日趨成熟，協同OA應運產生。它源自傳統OA，但又完全擺脫了原有的局限，並凸現出其不同與傳統OA的應用和更高層面的價值。

    回顧：辦公自動化的發展過程

    第一代OA起源於政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，並形成了以後OA的基本體系。此時OA的架設也多在C/S下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。

    第二代OA是從90年代中期開始，隨著網際網路（Internet）的興起與發展而產生的。以Internet為基礎，第二代OA實現了B/S架構，並很好的支持了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時，OA系統也加入了更多的功能，如BBS、新聞發布、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內容。

    90年代末期開始，隨著市場環境的變化和協同管理（Collaboration）的興起，OA的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同，OA中也加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等等，第三代OA出現了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統OA的局限，實現的協作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業資源依然處於割裂和難以管理的狀態。

縱觀OA的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網絡上，並利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源於政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文檔、信息進行了電子化，並在工作流管理上有所增強外，並未給企業帶來更多的價值。同時，儘管第三代OA開始加入新的理念如"協同"，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的"協同"還有相當的距離。

    現狀：用戶面對的OA系統

    了解了OA的發展歷程和基本特性後，我們不禁要問，那麼現在用戶面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢？

    第一類OA：沿襲傳統OA，簡單和低價

    開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。並加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以"孤立"和"靜態"的形式存在。總體上來說，這類OA只能幫助企業「辦公自動化」的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業來說並沒有多大實質性的幫助。

    第二類OA：實現了部分的協作，有一定靈活性

    第二類OA相對來說是比較先進的OA，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同，OA的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其"辦公"涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。

    面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業帶來什麼應用價值？它將何去何從？實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應用價值。

    思考：尋求OA的價值

    讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這裡也可以理解為「日常的工作」。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況並支持決策，因此他關注"監控和決策"；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，並與上下級和其他部門建立緊密的聯繫，因此他關?quot;管理和協調"；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注"高效和協作"。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，並且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的範圍，傳統OA只是從一個狹義和片面的角度去實現「辦公自動化」。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮"辦公"的涵義，並與企業的需求進行緊密的結合。

    再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來，"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益複雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統OA由於其應用的局限性難以滿足企業"協同管理"的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。

    從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協同的理念納入OA中，於是便催生了新一代的辦公自動化系統——協同OA。

    變革：協同OA實現的飛躍

    協同OA基於全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同於傳統OA的特性，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：

    信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張"信息網"；業務關聯思想：對各種業務環節進行整合併實現在統一平台上的統籌管理；隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通和協作。

    基於這三大基本思想體系設計的協同OA一方面打造了高度"協同"的管理和辦公環境，另一方面大大深化了OA的應用，從而完全突破了傳統OA的局限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理。

    關聯：企業的分析和決策來源於準確、全面和及時的信息，「孤島式」的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統OA中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的信息；這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由於信息之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了信息本來「網狀結構」，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

    深化：企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一台不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關係，並且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量（產品研發、質量監控及升級）、產品的市場宣傳（宣傳平台、宣傳文件和方式）、具體銷售業務的開展（客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂）、相關費用的報銷（單據填寫、流程審批、數據更新）等，而這些業務是否能夠被很好的管理並實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統OA由於其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較複雜的業務過程進行管理，當然就更難以支持整個業務鏈的平滑運作了。而在協同OA中，對管理範疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。

    協作：要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處於不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通；其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的對象為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的信息進行完整的保留，並以知識的方式進行再利用；第三，由於協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統OA中，協作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之後也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同OA中，由於各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿於各個環節並容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資；協作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作夥伴之間的協作；協作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，並最終形成知識體系的一部分。

    總結來說，協同OA基於三大基本思想體系，在"關聯"、"深化"和"協作"方面體現了其完全不同於傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給"辦公自動化"帶來了更高層面的價值。

    （責任編輯：朱晶）

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