我們不得不警惕的三大會議「拖累」！

　　一個低效的會議往往帶給員工的不是解決問題的喜悅，而是解決問題中諸如「會議時間長」、「議題不清晰」、「場面混亂失控」、「議而不決」、「同樣的問題反覆開會解決」等痛苦的回憶，可謂是「回」者痛啊！

　　那麼你的會議為何會如此低效呢？宇博HR軟體小編認為，會議低效是因為有這三個「拖累」存在。

　　第一個拖累：會前準備不足

　　（1）會議主題不明確。對於會議要討論的主題沒有清晰的界定，會議組織者沒有想清楚會議要解決的根本問題是什麼就匆忙召開會議，這會導致是否召需要開會議的選擇不準確，很多會議並不是必須召開，如果必須召開的話，則需要把會議主題界定清楚。

　　（2）會議議題設計不合理。企業對於會議要討論哪幾個議題通常不會過於重視，往往只是大概想了幾個方面就開始開會了。例如：「討論一下過去一個月的項目進展情況、人員安排問題」，這樣的議題太過寬泛，不具備討論的基礎，這會導致要麼會議主題太寬泛無法討論，要麼會議主題過細過多，時間不夠。

　　（3）會議時間安排不合理。走進企業的會議室，我們經常會發現一個怪現象，就是會議有開始時間，沒有結束時間，問一下參會人員：「會議什麼時候結束？」通常得到的回答都是：「我們也不知道，一直都是這樣，什麼時候老大覺得差不多了就該結束了。」沒有結束時間的規定，就會導致會議總時間無法控制。另外對於每個議題的時間沒有規定，就會導致會議過程缺乏有效控制，有時候一個議題討論時間過長，而另外一些議題討論時間又嚴重不足，時間分布嚴重失衡。

　　（4）會議主持人、記錄人、參會者選擇不當。通常企業的會議都是根據習慣選擇主持人、記錄人和參會者，而不是根據會議內容和深度選擇勝任的主持人，導致沒有安排記錄人或者記錄人能力不足，無法抓住會議要點。會議參加者太多，或者和會議主題無關，或者議事能力不足。

　　（5）會議場所選擇和布置不合理。沒有選擇適合會議主題的場所，環境太過開放或者嘈雜等，有些需要討論的會議由於環境過於開放和嘈雜而導致會議受到嚴重影響。

　　（6）會議通知的有效性低。很多企業的會議只是在網絡上發布了會議通知，沒有通過電話或者簡訊通知到人，導致很多人不知曉會議細節，缺席或準備不足。

　　（7）會議參加人員準備不足。由於會議通知不到位，會前資料發放不及時，導致參會人員不清楚自己在會議中的角色和責任，沒有提前思考會議議題，發言稿沒有準備，開會的時候現場發揮，失去了很多有價值的討論要點，嚴重影響會議效果。

　　第二個拖累：會中控制不當

　　相比於會前準備，會中控制失當是低效會議的核心，通常低效會議的會中控制失當在以下四個方面存在不足。

　　（1）主持人角色失當。主持人沒有保持中立立場，導致主持人身份和參會者身份混淆，職責履行不到位或放棄職責，一邊作為會議主持人主持會議進程，一邊作為參會者參與會議討論。當作為參會者討論的時候就無人控制會議局面，導致會議現場秩序混亂，議題發散，無法達成有效共識。

　　（2）記錄人角色不到位。記錄人思路不能集中在會議主要議題和參會者主要觀點上，所記錄內容不能體現核心要點；同時，不能提醒或協助主持人維持會議現場秩序。

　　（3）參會者角色不到位。參會者不能按照既定議題發表觀點，跑題、偏題現象嚴重，導致會議討論高度發散，嚴重缺乏深度。

　　（4）議事規則不清晰或者缺失。會議組織者事先沒有制定清晰的議事規則，導致最後決策的時候沒有規則，另外在會議過程中，參會者對議事規則不遵守，都會導致會議議而不決，效率低下。

　　第三個拖累：會後跟進不實

　　會後跟進是對會議達成的共識和決議的執行環節，經常遇到的情況是會議決策是一回事，會後落實是另外一回事。這會導致會議的效果大打折扣。會後跟進不實主要表現在以下三個方面。

　　（1）會議紀要整理和發放不及時。由於會議記錄人角色履行不到位，導致會議記錄遲遲不能發放給參會者，降低會後跟進效果。

　　（2）參會人員會後跟進執行落實不到位。參會人員未能按照會上達成的共識執行，或者執行不力，導致會議效果大大減弱。

　　（3）會議主持人（或指定人員）會後跟進督促不及時。會議主持人在會後沒有跟進或者跟進力度不足，導致會議共識難以落地執行。

　　在回憶中，只要不被這三者「拖累」，想要一個高效，企業人人滿意的會議結果和過程也就變得簡單多了，關鍵是要如何不犯這些錯。

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