綠色通道信箱，有的叫總經理、董事長信箱，這是很多中小企業，喜歡採納的一種方式，本意是想了解員工對企業的意見和建議，以便更好的管理企業，看似也是尊重員工，傾聽員工心聲的一種方式，但企業中的任何一種管理方式，初衷都是好的，但若沒有相應的機制支撐，以及缺乏系統、有序、合理、規範的流程和要求來規定這個事情，就會變成，搬起石頭砸自己的腳。
因為，當你收集到所有的信息、問題反饋和意見時，你會面臨以下的煩惱：
1.問題太多，不知道如何處理。
哪一個企業不存在問題？企業的問題，也是需要具體情況具體對待的，有些是新問題，容易解決的問題，有些是老問題，歷史遺留問題，短時間內是沒辦法，甚至很難改變的。那你如何去回復員工，不能解決，員工會說，哎，公司不就這樣，看似尊重我們需求，其實都是搞形式化，不必認真對待。
2. 你還會發現有些問題，似乎並不像員工說的那麼回事。
還需要進行具體的調查核實，這直接就造成你的工作量的加大。有沒有必要那就是其次的問題了。
3.合理的，很有見地的意見，我們又該如何處理。
這部分才是我們想要收集和了解的內容。那對於如何將它們做成報告，反饋至上級，以及如何走流程，如何反饋，到最後的如何處理，處理時限是多久，又在多久內可以給員工答覆，以及這類的優秀員工提供的建議是否需要依照公司的具體要求（比如具體時間、地點、人員、相應證據、證明人等等），以及是否可以給予相應的表揚和獎勵。這一系列的流程工作，你有沒有考慮到呢，是否都應納入綠色通道信箱的制度中呢。
綠色通道信箱，代表的不僅僅是一個通道，也不僅僅只是員工反饋意見了就了事這麼簡單。
那我們如何解決這個問題？
首先，要想清楚設置這個信箱的目的，並且前期儘量的具體化，細節化。
「希望收集員工反饋的問題和建議，所有員工都有權利寫匿名信反應公司的管理問題」，其實這個概念非常模糊和寬泛，這就讓員工可以隨意的，想到什麼說什麼，只要他覺得和企業有關都可以提。
導致信息量太大，反而不利用我們去甄選和處理。我們需要搞清楚，是最想解決企業的哪一類問題，尤其是剛開始搞的時候，儘量細化一些，具體一些，比如制度建設上的問題，工作流程上的問題，福利項目的問題，工作配套設置的問題，客戶服務方面的問題等等。也便於適合的員工，提適合其專業的問題，減少量，也會更精準和合理一些。
其次，不建議匿名，實名制，可以讓員工更慎重的對待此事，也方便進行後期的跟蹤調查和反饋。
人都會有一個意識，只要是匿名的，就可以隨意，無所顧忌。一旦實名，他就會認真的對待此事，這就讓他在提意見的時候，就會考慮到它的實際和合理性。真實性那就更不用說了，極大的減少了我們的工作量，也會更有意義。如果是想消除員工的顧慮，不一定要用匿名的方式，可以從其他方面去鼓勵員工，比如採納後的獎勵，前期人事及部門領導的宣貫、溝通工作等等。
再次，不是提了就了事，要給出相應的解決思路或方案。
也許，你會說，這對員工要求太高了。是的，一件事情，要麼不做，要做就做好，企業的問題靠大家，那員工有提的權利，就有想要解決問題的義務。這才是真正的主人翁精神。而不是瞎提，亂抱怨一通，或是成為一些別有用心的人，打小報告，影響企業氛圍和文化的惡性土壤了。
就像我們給老闆或領導提建議，那都得帶著解決思路和方案。沒有具體的方案，可以給出你的大概思路，這才是正確的提建議的方式。不然就純粹耍流氓啊！
最後，擁有一套人力資源管理系統，設立完美的意見反饋機制。一是節約了寫信的紙張實現綠色化；二是通過HR系統，所有的意見可以一目了然，不需要去一一封一封的去拆信，而且還可以隨時對意見進行處理和回復；三，HR系統也可以很好的將實名制落實，是誰發的意見，都可查詢；最後，HR系統能夠根據分類，將意見進行統一管理。
體制有了，流程有了，系統有了，目的清晰了，信息也就有效了，然後分類處理，按照機制中的規定，收集、分類、溝通了解、上報、跟蹤、處理，形成良性的閉環。
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