OA辦公系統如何做好維護工作？

　　在文章《OA辦公系統維護工作都有那些？》中，宇博介紹了OA辦公系統維護工作的內容，但是聽和做是有區別的，要做好OA辦公系統的維護還是需要掌握技巧的。

　　一、相信系統

　　對已常用的流程偶然出錯時，不要先去想系統有問題，要注意觀察操作或數據有無不尋常處。如果是系統缺陷但可通過固定操作避免，要固定操作流程並注意反覆培訓。當總經理說「我只看系統作成的報表」，就意味著OA系統真正被用於管理和控制企業運作，系統的投資回報才容易被認同，維護的價值也充分得到體現。

　　二、逆向流程

　　某流程由多個業務動作組成時，每步動作的異常都可能導致一個流程不完整。本次業務要怎樣向前推進完成或者向後倒回重來，要形成對策，做到有備無患。

　　三、勤於積累

　　不論是主動發現或被動遇上問題，事後都要記錄解決過程、方法，以便經驗共享並延續。注意及時更新有關文檔，我們不僅要記錄業務要求的操作過程，也要記錄繞過一些系統固有缺陷的途經。執行層用戶應當像法規條例那樣去執行，不論理解與否都不可簡化或異化，即「死步驟，莫發揮」。

　　四、測試與比較

　　新出現的異常要判別其復現性（必然性）。可考慮構造測試環境，在正常機器上完全仿照原操作，並將異常與正常的數據作比較，尋找維護操作的方向，並找出用來驗證修改正確性的方法。

　　五、可逆修改

　　即使找到維護操作的方向，也不可貿然修改，搞不好出現連帶負作用，使問題性質變複雜或由局部向更大範圍擴散。判斷問題涉及的數據及影響範圍，以及理解全部流程，都非常重要，否則會引起系統數據混亂和不一致而無法復原。修改數據要留好餘地，如最好能有可逆性的修改，改不好也能退回，不會添亂。

　　六、繞過

　　這是緊急情況或一時找不出解決頭緒時常常採用的方法。如從一個模塊向另一模塊傳數據，有原因不明的丟失，雖是偶發但難以查明原因並解決。這就要有一個檢查機制發現這類異常，然後在相應後續模塊上補上有關信息。這對今後發現真正的原因並徹底解決問題有幫助。

　　七、例行檢查與操作

　　這是減少問題緊急程度的有效方法。利用標準功能和一些自開發的實用小程序，主動去應用系統數據中檢查。把正常情況下要到今後某一時刻（如月末）才反映出問題的數據（如成本更新、接口異常）提前找出來處理掉。這種不斷檢查、測試、發現和解決問題的純潔化過程，是系統更穩定和完善的基石。原則是莫因「善小而不為」，必須及時維護。

　　八、雜項影響

　　有時問題異常，百思莫解，結果可能是空間不夠、索引要整理、設置不妥或錯誤改動、某個臨時文件已被誤刪，甚至原樣重輸入一遍等看似不直接相關的原因。所以多渠道檢查有時也有效。

　　九、預防

　　要讓用戶養成有問題立刻報告的習慣，不可隨意處理而丟失現場，事後因忘記當時情況而更難查。對於多步驟形成的結果，如有異常，要爭取利用平衡關係式，在最後一道採用守球門的方法再計算並檢驗數據，預防有誤差或錯誤傳播。如**額可由訂單經提貨發貨逐步算出，也可直接算出答案與逐步算出所得結果比較。

　　十、不能草率承諾

　　判斷客戶需求的重要性和緊急程度很重要。客戶有時在不經意時可能會指出系統的一個需大力改進的地方，也可能會在正式場合提出一個類似於「我要一敲鍵就出工資」的無理要求。維護人員不能因聲音大小決定取捨，要仔細聽，但不能草率承諾。尤其業務未變但流程卻因換人隨之而變換，這種事常發生，但其結果往往是疲於奔命。對此，要先考慮合理性，再考慮可能性。

　　十一、留住人才

　　實施和維護的不同階段，人員數量要求不同，維護人員水平和要求也會不斷提高。由於外部影響又很大，所以人員流動是難免的。但IT組織架構中骨幹用戶、維護工程師都是系統環境中的重要組成部分，OA系統成功因素中最重要的部份就落實在他們身上。無能力做不了，有能力留不住，這些矛盾對企業OA系統都會造成震盪和損失。系統維護人員少到一個極限量後，很容易集體出走，使系統轟然倒地不可收拾。所以企業領導需要有「人才第一」的意識，而維護人員一定要有「數據第一/系統第一」的素質。

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